İZODOOR SOĞUK ODA KAPI VE PANEL SİSTEM SANAYİ DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Adres : ŞEKERPINAR MAH. SÜMBÜL SOK. NO:6 ÇAYIROVA / KOCAELİ

Telefon/Faks : 0262 658 12 85

Web : WWW.İZODOOR.COM.TR

1.   GİRİŞ

1.1.        İZODOOR SOĞUK ODA KAPI VE PANEL SİSTEM SANAYİ DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ için kişisel verilerin korunması büyük bir öneme sahiptir. Şirket ortaklarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin, müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin, potansiyel müşterilerimizin, iş ortaklarımızın-yetkililerinin-çalışanlarının, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilcilerin, kamu çalışanı/işveren, danışman, sigorta şirketi, banka yetkilileri, bilirkişi ve ilgili üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.

1.2.     Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda ŞİRKET tarafından benimsenen ilkeleri ortaya koyan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”,  internet sitemizde ilgili kişilerin bilgisine sunulmuştur.  

2.   POLİTİKA’NIN AMACI

2.1.     Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), ŞİRKET tarafından  gerçekleştirilen  kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi  süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler hakkındaki usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2.2.     Kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler, ŞİRKET tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun biçimde gerçekleştirilir.

3.   POLİTİKA’NIN KAPSAMI

3.1.     İşbu Politika; Şirket ortaklarımıza, çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza, ziyaretçilerimize, tedarikçilerimize, tedarikçi çalışanlarına-yetkililerine, müşterilerimize, müşteri çalışanlarına-yetkililerine, potansiyel müşterilerimize, iş ortaklarımıza-yetkililerine-çalışanlarına, referans gösterilen kişilere, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarına, hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilcilerine, kamu çalışanı/işverenine, danışmana, sigorta şirketi ve banka yetkililerine, bilirkişilere ve ilgili üçüncü kişilere ait tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen her türlü kişisel veriyi kapsamaktadır.

3.2.     ŞİRKET’in sahip olduğu veya ŞİRKET tarafından yönetilen, kişisel verilerin işlendiği ilgili kayıt ortamları ve kişisel verilere ilişkin iş, işlem ve faaliyetlerde işbu Politika uygulanır.

4.   TANIMLAR

Bu Politika’da geçen,

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
• Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
• Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
• ŞİRKET Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu(“Komisyon”): Şirket içi İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının uygulanmasından sorumlu komisyonu,
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
• Çalışan: ŞİRKET personelini,
• Çalışan Adayı: ŞİRKET bünyesinde çalışan olmak amacıyla, elektronik veya fiziki ortamda, ŞİRKET’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini ŞİRKET’in incelemesine bizzat veya bir sistem veya kişi aracılığıyla açmış/iletmiş olan gerçek kişileri,
• İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
• Ziyaretçi: ŞİRKET’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişileri,
• Şirket Yetkilisi: ŞİRKET yönetim kurulu üyelerini ve diğer yetkili kişileri,
• Şirket Ortakları: ŞİRKET ortağı gerçek kişileri,
• Müşteri: ŞİRKET’in iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında ŞİRKET’in iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler,
• İş Ortağı: ŞİRKET’in ticari faaliyetlerini yürütürken birlikte muhtelif projeler yapmak, hizmet almak, şirket içi operasyonel verimliliği arttırmak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları,
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Silme: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi,

Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi,

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi,

• İmha Politikası: İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nı
• Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
• Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
• Elektronik Ortamlar: Kişisel verilerin ilgili teknolojik altyapıya sahip cihazlar ile oluşturulabildiği, işlenebildiği, saklanabildiği ve iletilebildiği ortamı,
• Elektronik Olmayan Diğer Ortamlar: Elektronik ortamların dışında kalan her türlü yazılı, görsel ve sair ortamları,
• Hizmet Sağlayıcı: ŞİRKET ile yapmış olduğu ilgili sözleşme çerçevesinde, herhangi bir hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• Özel Nitelikli (Hassas) Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
• Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası: Kişisel veri işleme süreçlerinde ŞİRKET tarafından uygulanacak usul ve esasları, alınan teknik ve idari tedbirleri ihtiva eden politikayı,
• Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
• Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
• Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
• Sicil (VERBİS): Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicil bilgi sistemini,
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

Bu Politika’da yer almayan tanımlar için 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.

5.   KAYIT ORTAMLARI

ŞİRKET’in kişisel veri işleme süreçleri esnasında elde ettiği kişisel veriler çeşitli ortamlarda saklanmaktadır.

Fiziki saklama ortamları: Klasör, dosya, kilitli dolaplar, yetkilendirilmiş giriş sistemi bulunan dosya odaları.

Elektronik saklama ortamları: ŞİRKET adına/tarafından kullanılan sunucular, yazılımlar, bilgi güvenliği aygıtları (güvenlik duvarı, antivirüs, periyodik kayıt dosyaları vs.) kişisel bilgisayarlar, mobil cihazlar (akıllı tabletler, akıllı telefonlar) kullanılan elektronik programlar, iletişim altyapıları, MSSQL Sistemleri, Back Up yazılımları, aktarım programları ve sunucuları, VPN sunucusu dataları, ağ üzerinde veri saklaması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri, CD, DVD, USB, harici disk, hafıza kartı gibi veri depolama özelliğine sahip diğer taşıyıcılar, yazıcı ve tarayıcılar.

ŞİRKET, sayılan kayıt ortamlarına ek olarak kullanabileceği diğer kayıt ortamlarını da gecikmeksizin işbu İmha Politikası’na dahil edecektir.

6.   SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

ŞİRKET tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler ŞİRKET Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.

7.   KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanmaktadır.

1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

İlgili kişisel veriler, ŞİRKET tarafından, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu çerçevede kişisel veriler:

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
• Ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat,  kapsamında öngörülmüş olan saklama sürelerine uygun biçimde saklanmaktadır.

1. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

• Acil Durum Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yabancı personel istihdam süreçlerinin yürütülmesi
• Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

hallerinden biri veya bir kaçının bulunması halinde kişisel verilerinizi işleyecektir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin detaylı bilgiye ulaşmak için www.izodoor.com.tr  adresinde yer alan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nı ve veri konusu kişi grubuna göre oluşturulmuş olan aydınlatma metinlerini inceleyebilirsiniz.

1. İmha Nedenleri

ŞİRKET bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

İlgili kişilerin kişisel verileri, yukarıda sayılmış olan kişisel veri işleme nedenlerinin ortadan kalkması, işlemeye esas teşkil eden mevzuatın değişmesi veya mülga hale gelmesi, 6698 sayılı KVKK m.11 uyarınca ilgili kişinin kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun ŞİRKET tarafından kabul edilmesi veya başvurunun ŞİRKET tarafından reddedilmesi/başvurucunun ŞİRKET’in verdiği cevabı yetersiz bulması/ŞİRKET’in KVKK’da öngörülen sürede cevap vermemesi üzerine ilgili kişinin Kurul’a şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun görülmesi durumlarında gerçekleştirilecek ilk periyodik imha sırasında imha edilmektedir.  Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler tutanak ile kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar imha tarihinden itibaren en az üç yıl süreyle saklanır.

8.   KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

ŞİRKET, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda öncelikle ŞİRKET tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.

Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve ayrıca KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.

Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları ve taahhütleri imzalamaları istenmekte çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.

ŞİRKET ile veri işleyen, çalışan, müşteri, tedarikçi, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş başta KVKK ve diğer mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.

Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Görev değişikliği veya işten ayrılan personellerin ivedilikle bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir.  Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.

Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Web sitemiz https güvenlik protokolü ile korunmaktadır.

ŞİRKET, nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.

Kişisel verilere, hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.

Şirketin veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için bir sistem kurulmuş, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığı düzenli şekilde kontrol edilmekte olup tüm kullanıcıların işlem hareketleri düzenli olarak tutulmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi durumunda bu hususun ilgili kişiye ve Kurula bildirilebilmesi için ŞİRKET tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı kurulmuş, ŞİRKET nezdinde bir prosedür benimsenmiştir.

Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması,  yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, sunucunun doğru çalışabilmesi için soğutma sistemi, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, anti-virüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.

9.   SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

ŞİRKET tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde ŞİRKET tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi ŞİRKET Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu tarafından yerine getirilir.

10.          KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

10.1.   Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

–           Kişisel veri içeren bölümler DELETE vb. komutlar ile silinmektedir.

–           İlgili kullanıcılara ilişkin yetkilendirme yapılmakta ve klasör, dosya bazında erişimler kısıtlanmaktadır.

–           IT uzmanları tarafından ilgili dosyalar özelinde kontrol yapıldıktan sonra silme işlemi gerçekleştirilmektedir.

–           İlgili kullanıcılara ilişkin yetki kısıtlamaları yapılmaktadır.

–           Veri içeren dosyalar şifrelenmektedir.

–           Sayılan ortamlardaki veriler uygun metot seçilerek, ilgili yöntem ile güvenli şekilde silinmektedir.

• Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, geri dönülemeyecek ve teknolojik çözümlemelerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ya da kesilerek, ilgili kullanıcılar için görünemez hale getirilmesi işlemidir.

10.2.   Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

• Basılı Ortamda Tutulan Kişisel veri içeren belgeler kağıt imha makinesi ile öğütme, yakma veya geri dönüşüm sağlayan makineler ile imha edilmektedir.
• Kişisel veriler, bulunduğu sistemlerin türüne göre de-manyetize etme, eritme vs. yoluyla imha edilmektedir.

11.          PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

6698 sayılı KVKK m.7 gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel veriler periyodik olarak imha edilir. Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için yılda iki kez olmak üzere 6 aylık zaman aralıkları ile gerçekleştirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere üç yıl süreyle saklanır.